Ordnung am Arbeitsplatz

Ordnung am Arbeitsplatz? To-Do-Listen, unerledigte Rechnungen, leere Kaffeebecher und Stifte in allen Formen und Farben: Chaos am Schreibtisch kennt jeder. Doch wie bekommt man das dauerhaft in den Griff? Wirtschaftspsychologin Anika Schwertfeger gibt Tipps für Schreibtisch, PC, Smartphone und soziale Medien.

Ein Interview mit Anika Schwertfeger, zertifizierte KonMari™-Beraterin

Anika Schwertfeger ist eine der ersten von Marie Kondo zertifizierten Aufräumcoaches in Deutschland. Eines ihrer Lieblingsthemen ist Ordnung am Arbeitsplatz. Die Philosophie der Wirtschaftspsychologin: Je weniger herumfliegt, umso fokussierter ist man. Das reduziert Stress und sorgt für Zufriedenheit und positive Energie.

schrankwerk: Frau Schwertfeger, Unordnung am Arbeitsplatz kennt eigentlich jeder. Was macht die mit uns?

Anika Schwertfeger: Ordnung am Arbeitsplatz steht in einem engen Zusammenhang mit Stress. Verschiedenen Studien belegen das mittlerweile. Chaos am Schreibtisch ist oft ein Zeichen für unerledigte Dinge. Die wiederum verursachen eine innere Unruhe. Je nachdem, wie sensibel man darauf reagiert, beginnt ein Kreislauf, der irgendwann zu Stress führen kann.

Schreibtisch richtig aufräumen für mehr Ordnung am Arbeitsplatz

schrankwerk: Wie räumen wir unseren Schreibtisch richtig auf? Womit beginnen wir?

Anika Schwertfeger: Zuerst sollte man seinen Schreibtisch entrümpeln und strukturieren. Je nachdem, wieviel Dinge man hat, kann das eine ganze Weile dauern. Dafür hält man danach viel einfacher Ordnung.

Am besten behält man nur die Dinge, die man zwingend braucht oder die einem wichtig sind. Papier ist ein gutes Beispiel dafür. Am besten legt man drei große Kategorien an, in die sortiert wird.

Müll
To-Do´s
Ablage für laufende Verträge
Archiv

To-Do´s kommen in ein Fach, das nur dafür bestimmt ist. Dokumente, die man behalten muss, gehören in Ordner oder Hängefächer. Vertikal gelagerte Dokumente nehmen am wenigsten Platz weg. Berufliches und Privates am besten voneinander trennen. Das schafft eine Grenze zwischen den zwei Lebenswelten.

schrankwerk: Was passiert mit sonstigem Krimskrams, Stiften zum Beispiel?

Anika Schwertfeger: Man braucht keine zwanzig Kugelschreiber, die auch noch schlecht schreiben! Achten Sie lieber auf Qualität statt Quantität. Das eigene Schreibwerkzeug zum Beispiel sollte gut in der Hand liegen und uns unterstützen. Alles andere lieber direkt aussortieren. Das trägt auch zur Wertschätzung der eigenen Arbeit bei. Auch alles andere, was nicht unbedingt auf den Schreibtisch gehört, sollte weg. Umso leichter fällt die Konzentration bei der Arbeit.

Für ein wenig Energie empfehle ich einen Strauß frischer Blumen oder eine schöne Pflanze auf dem Tisch. Das Foto des Partners, der Familie oder ein schöner Kalender kann ebenfalls guttun.

Beim Mobiliar sollte man auf gute Qualität achten – zum Beispiel höhenverstellbare Tische und Stühle, die zum eigenen Körperbau passen. Sei sorgen für Komfort und Gesundheit.

Digitale Ordnung am Arbeitsplatz

schrankwerk: Wie steht es um die digitale Ordnung im PC?

Anika Schwertfeger: Hier sind Menschen sehr unterschiedlich.Manchmal ist auf dem Desktop vor lauter Icons nichts mehr zu finden. Manchmal offenbart sich das Chaos erst in den Ordnerstrukturen oder Downloadbereichen. Entrümpeln steht auch hier an erster Stelle.

schrankwerk: Ist das wichtig? Immerhin bieten Festplatten und Cloud-Lösungen schier unendlich viel Platz zum Speichern…

Anika Schwertfeger: Ein aufgeräumter PC sorgt nicht nur für Speicherplatz, sondern vor allem für innere Ruhe. Selbst alte Daten reißen unbewusst Aufmerksamkeit an sich. Deswegen sollten wir uns fragen: Was benötigen wir wirklich, was kann ich auf gesonderten Festplatten ablegen und was kann ganz gelöscht werden.

schrankwerk: Verraten Sie uns, wie Ihr Desktop aussieht?

Anika Schwertfeger: Auf meinemDesktop findet man drei Verlinkungen zu den Ordnern Berufliches, Privates und To-Dos. Die sind natürlich nochmal in Unterordner gegliedert. Allerdings plädiere ich auch hier dafür, nicht zu tief verzweigte Strukturen anzulegen, sondern übersichtlich zu bleiben.

Natürlich gilt auch hier: Zuerst den alten Kram entrümpeln. Und dabei beliebte Bereiche wie den Download-Ordner nicht vergessen! Dann skizziert man auf einem Blatt Papier, wie man sich die neue, digitale Ordnerstruktur vorstellt. Die setzt man dann digital um. Ist das erledigt, kann man sich einmal pro Woche einen fixen Termin setzen, an dem man aufräumt. Auf diese Weise entsteht erst gar keine neue Unordnung.

schrankwerk: Wie schaut es mit E-Mails aus?

Anika Schwertfeger: Im Grunde gilt hier das gleiche Prinzip. Es gibt Menschen, die haben hunderte bis tausende von Mails im Eingangsordner. Da hilft nur: Sich einmal Zeit nehmen und ausmisten. Neben der Aufteilung in Berufliches und Privates mit thematischen Unterordnern ist der To-Do-Ordner mein wichtiger Tipp. Dort befinden sich alle Dinge, die einen Handlungsbedarf beinhalten. Alle anderen Mails wandern in die jeweiligen Ablageordner.

Ein Tipp für den beruflichen Alltag: Sinnvoll sind feste Zeiten, in denen man seine E-Mails kontrolliert, zum Beispiel einmal am Morgen und einmal am Nachmittag. Andernfalls sorgen Benachrichtigungen, die bei jeder neuen Mail aufpoppen, dafür, dass wir ständig aus dem aktuellen Projekt gerissen werden.

Umgang mit Smartphone und sozialen Medien

schrankwerk: Kommen wir zum Schluss zum Thema Smartphone und soziale Medien, die gerne für innere Unruhe sorgen, selbst wenn man die nicht sofort bemerkt…

Anika Schwertfeger: Beim Smartphone bin ich ein Fan davon, Signaltöne abzustellen oder Benachrichtigungen zu deaktivieren. Ob persönliche Nachrichten, Eilmeldungen oder Updates: Die Flut der Informationen tut uns nicht gut und reißt uns aus dem, was wir gerade tun. Bei WhatsApp lässt sich zum Beispiel die Downloadfunktion für gesendete Fotos abstellen. Das ist sehr sinnvoll. Und wer Berufliches und Privates auf dem Smartphone trennen möchte, arbeitet mit zwei SIM-Karten oder nutzt wie bei WhatsApp unterschiedliche Apps für Business und Privates.

In den sozialen Medien macht es Sinn, sich die Filterfunktionen von Diensten wie Xing, Facebook oder Instagram anzusehen. Denn gerade hier werden wir mit Informationen überschüttet, die wir in der Fülle gar nicht konsumieren können. Was möchte ich sehen und was nicht? Welche Seiten und Gruppen helfen mir und welche nicht? Dementsprechend passt man seine Filtereinstellungen an – oder trennt sich an der einen oder anderen Stelle auch einmal von etwas.

schrankwerk: Ein Beispiel dafür sind die unzähligen Kontakte, mit denen wir über die sozialen Medien verbunden sind?

Anika Schwertfeger: Wir leben heute in einer Netzwerkgesellschaft und profitieren davon. Insofern können viele Kontakte ihre Berechtigung haben. Das heißt aber nicht, dass wir auch immer alles lesen müssen, was gepostet wird.

Tipps für´s Homeoffice

schrankwerk: Frau Schwertfeger, ein letzter Tipp für alle Berufstätigen, die im Moment häufiger im Homeoffice arbeiten …

Anika Schwertfeger: Wenn wir zu Hause arbeiten, ist die Gefahr groß, dass die Grenze zwischen privater und beruflicher Welt miteinander verschwimmt. Deshalb ist es wichtig, hier klare Grenzen zu ziehen.

Wichtig ist die Clean-Desk-Policy, also der „saubere“ Arbeitsplatz. Wenn man Feierabend macht, sollte man den Arbeitsplatz aufräumen und alle Utensilien wegpacken. Das ist besonders wichtig, wenn man in Wohnbereichen wie Küche, Esszimmer oder Schlafzimmer arbeitet. Mein Tipp: Tun Sie so, als wenn Sie Ihr Büro verlassen. Wer ein Bürozimmer im eigenen Haus hat: Beim Verlassen die Tür hinter sich schließen. Dann klappt es auch mit dem Feierabend.

Frau Schwertfeger, wir danken Ihnen herzlich für das Gespräch.

Ihr schrankwerk-Team

P.S.: Lesen Sie auch unseren Blogbeitrag „Selbstmanagement im Home-Office“ wie ein strukturiertes und produktives Arbeiten zu Hause möglich ist, wenn man einige Regeln beachtet.

Über KonMari™-Consultant Anika Schwertfeger

Auch die Wirtschaftspsychologin Anika Schwertfeger coacht seit 2018 Menschen als zertifizierte KonMari™-Beraterin. Für sie ist die Methode der japanischen Aufräumkünstlerin ein wirksames System, Unnützes und Negatives im Alltag loszulassen. Über den Weg der äußeren Ordnung erlebt man im Innersten grenzenlose Freiheit.

Freuen Sie sich auf eine intensives und effektives Online-Coaching mit Anika Schwertfeger in der KonMari™-Methodik.